Como parte do processo de reestruturação institucional, a Defensoria Pública do Estado do Ceará (DPCE) deu início à transferência e profissionalização da gestão de seus arquivos físicos. A medida tem como objetivos principais a preservação documental, a racionalização de espaços na sede administrativa e a melhoria do acesso às informações institucionais. Aproximadamente 5.000 caixas arquivo serão destinadas ao novo modelo de organização.

A iniciativa envolve a contratação de empresa especializada em gestão documental, por meio de contrato firmado com a Mrh Arquivos. A partir desse acordo, os documentos da Defensoria passam a ser armazenados em ambiente controlado, com infraestrutura que inclui segurança armada 24 horas, monitoramento por câmeras e certificação do Corpo de Bombeiros Militar do Estado do Ceará.

A empresa será responsável pela guarda, catalogação e organização dos arquivos, que serão acondicionados em caixas padronizadas. O procedimento busca sistematizar o acervo físico e assegurar melhores condições de preservação. Além disso, a realocação dos arquivos permitirá o melhor aproveitamento dos espaços físicos na sede administrativa.

Todos os documentos dos setores administrativos já passaram por inspeção técnica e estão em fase de registro para que a transferência e a catalogação sejam iniciadas.

De acordo com a defensora pública geral, Sâmia Farias, a medida integra um conjunto de ações voltadas à modernização da gestão institucional. “O crescimento da Defensoria exige uma condução profissionalizada. A gestão adequada do nosso arquivo é mais uma etapa desse processo de reorganização. Seguimos empenhados em aperfeiçoar nossos fluxos de trabalho continuamente”, afirmou.

Com a nova metodologia, a instituição pretende garantir maior eficiência no acesso às informações, reduzir desperdícios e reforçar a segurança do acervo documental.