Digitalização de documentos garante agilidade e segurança na Defensoria Pública
A gestão de documentos digitais já é uma realidade de muitas empresas e órgãos do serviço público, sendo uma solução para se organizar e consultar documentos de maneira mais segura e simples, em formato eletrônico. A partir de hoje, também é uma realidade do Departamento de Recursos Humanos da Defensoria Pública do Ceará, uma vez que o mesmo concluiu a digitalização de documentos dos 314 defensores públicos. Ao todo, foram digitalizados 17.332 documentos. Este é o primeiro passo para a gestão documental do órgão, que está iniciando sua conversão para o digital.
De acordo com defensor público Tibério Augusto Lima de Melo, o processo de digitalização tem como objetivo facilitar a localização de documentos, agilizar o serviço dos servidores e automatizar o banco de dados da instituição. “Os serviços de microfilmagem e digitalização têm sido cada vez mais procurados, tanto por órgãos públicos como por empresas privadas, pois garantem a segurança no arquivamento de dados. Antes, com a documentação em papel, estávamos sujeitos a intempéries e perder documentos com qualquer eventualidade. Agora não. Toda a documentação dos defensores estaduais está arquivada em um servidor, garantindo praticidade e segurança”, declarou.
O processo de digitalização teve início no dia 27 de dezembro de 2015 e terminou no dia 12 de janeiro com a coordenação do defensor público Tibério Augusto Lima de Melo e da servidora Lair Porto Caminha de Castro, além do envolvimento dos colaboradores Paulo César Xavier dos Santos, Hiarley Milhome Oliveira, Valdemar da Silva Júnior, Cláudia Regina Brazil Sousa, Jéssica Cariús Fernades; e dos estagiários do projeto Primeiros Passos Lethícia Kellen Barbosa, Taynara Tamiles da Silva Diniz, Luís Eduardo Alves Campina e Orlando Francelino do Carmo.
A conversão do papel para o documento digital surge da necessidade de tornar o ambiente mais eficiente e organizado, além de diminuir o espaço físico ocupado pelas pastas e papéis, facilitar o acesso e a utilização simultânea do mesmo documento. Na Defensoria, é a proposição desta gestão otimizar este serviço, iniciando o processo de digitalização dos documentos e processos internos. “Nosso intuito é iniciar a modernização da gestão documental da Defensoria, com objetivo de assegurar a memória da instituição. O usuário, no futuro, poderá buscar uma informação por meio de um sistema de indexação, o que garante segurança, preservação, durabilidade do acervo e a transparência das informações”, afirma Mariana Lobo, defensora geral.
